D.P.A.P. este o soluție software dezvoltată de Zada Web Systems și instalată local pe infrastructura clientului (on-premise), concepută pentru a automatiza procesele de management al documentelor electronice, menținând în același timp datele sub controlul clientului.
Acționează ca strat operațional între fluxurile de semnare electronică și retenția legală conformă pe termen lung, permițând organizațiilor să colecteze documentele semnate, să le îmbogățească cu metadatele necesare, să le direcționeze către destinația de arhivare potrivită și să păstreze vizibilitate completă prin căutare, jurnale de audit și raportare internă.
D.P.A.P. este concepută pentru organizațiile care au nevoie de control operațional asupra documentelor semnate și de o punte structurată către arhivarea conformă. Platforma centralizează procesarea, validarea, managementul metadatelor, rutarea, căutarea, raportarea și administrarea accesului pe bază de echipă.
Soluția este deosebit de valoroasă acolo unde semnăturile electronice, retenția reglementată, trasabilitatea internă și guvernanța ciclului de viață al documentelor trebuie să funcționeze împreună într-un singur mediu.
D.P.A.P. preia automat documentele semnate electronic din platforma Namirial eSignAnywhere / eSAW.
Acest lucru elimină pașii manuali de descărcare/încărcare și asigură că fluxurile de semnare finalizate sunt transferate în mediul intern de procesare fără întârzieri inutile.
Ajută la crearea unui parcurs operațional previzibil și controlat, de la finalizarea semnării până la retenție și revizuire internă.
Înainte ca documentele să fie trimise în arhivă, platforma suportă completarea metadatelor și selecția destinației de arhivare.
Aceasta înseamnă că fiecare document poate fi îmbogățit cu informații structurate necesare pentru regăsire, clasificare și logica de retenție.
Structurile tipice de metadate pot fi configurate per tip de document, departament, proces de business sau logică de dosar arhivistic.
D.P.A.P. include un modul middleware dedicat pentru transmiterea automată a documentelor semnate electronic către Arhiva Electronică Legală Namirial.
Aceasta creează o punte fiabilă între fluxurile operaționale de semnare și stocarea conformă legală pe termen lung.
Integrarea suportă un flux cap-coadă controlat, cu trasabilitate și procesare orientată spre arhivare.
Platforma permite utilizatorilor să vizualizeze documentele arhivate și să caute documente provenite din eSAW.
Acest lucru face ca D.P.A.P. să fie utilă nu doar ca strat de transmitere, ci și ca punct de control operațional pentru regăsirea și verificarea post-semnare.
Comportamentul de căutare poate fi susținut de configurarea metadatelor, regulile de vizibilitate organizațională și structura arhivei.
D.P.A.P. include logare de evenimente, vizibilitate de audit și raportare internă privind fluxurile documentelor.
Acest lucru este esențial pentru control operațional, guvernanță internă, depanare și demonstrarea trasabilității proceselor.
Poate susține și raportarea lunară, precum și supravegherea internă a activității de transmitere către arhivă.
Platforma suportă configurare SMTP pentru notificări automate pe email.
Aceasta poate fi folosită pentru alerte operaționale, actualizări de status, follow-up intern sau notificări de proces legate de activitățile de gestionare a documentelor.
Adaugă automatizare de comunicare ciclului mai larg de viață al documentelor.
D.P.A.P. suportă administrare pe bază de roluri, cu zone operaționale separate pentru control global și management la nivel de organizație.
Rol de control global pentru administrarea centrală a platformei și guvernanța generală.
Rol la nivel de organizație destinat gestionării utilizatorilor operaționali și spațiului propriu de documente al organizației.
Metadatele reprezintă unul dintre cele mai importante straturi în orice proces conform conectat la arhivă. D.P.A.P. este poziționată ca locul în care documentele sunt pregătite, structurate și rutate corect înainte de arhivarea legală.
Schemele de metadate pot fi adaptate în funcție de cerințele operaționale și de arhivare ale clientului.
D.P.A.P. este foarte relevantă pentru organizațiile care doresc o rută structurată către arhivarea electronică legală conformă pe termen lung, în special acolo unde volume mari de documente semnate electronic trebuie păstrate în siguranță și regăsite eficient.
Arhiva legală este mediul de retenție; D.P.A.P. este stratul operațional de procesare care pregătește documentele înainte ca ele să ajungă acolo. Această separare este puternică deoarece permite organizațiilor să mențină control intern asupra preluării, metadatelor, rutării, logării și revizuirii pe bază de roluri, în timp ce transmit documentele în mediul de arhivare recunoscut legal.
Pentru organizațiile cu medii sensibile din punct de vedere al conformității, această abordare susține atât eficiența operațională, cât și guvernanța documentară pe termen lung.
Platforma este instalată pe infrastructura clientului, ceea ce susține guvernanța internă, controlul datelor și autonomia operațională.
Acest lucru este deosebit de relevant pentru organizațiile care preferă să păstreze operațiunile de procesare a documentelor în propriul mediu.
Combinația dintre loguri de evenimente, acțiuni pe bază de roluri, rutare către arhivă și raportare creează trasabilitate cap-coadă pe întreg fluxul documentelor.
Aceasta susține auditabilitatea internă și responsabilitatea proceselor.
Contextul mai larg al soluției este aliniat nevoilor de semnătură electronică, arhivare și guvernanță a documentelor, incluzând referințe din materialele de prezentare la eIDAS, Legea 455/2001, GDPR și contextul arhivei electronice legale conform Legii 135/2007.
Un scenariu operațional tipic pentru D.P.A.P. poate fi structurat astfel:
Documentele sunt finalizate în eSignAnywhere / eSAW.
D.P.A.P. preia automat documentele semnate.
Utilizatorii sau fluxurile completează metadatele și aleg dosarul de destinație.
Revizuirea și aprobarea au loc conform permisiunilor pe bază de rol.
Middleware-ul transmite documentele către Arhiva Electronică Legală Namirial.
Utilizatorii caută, urmăresc, raportează și revizuiesc istoricul documentelor arhivate.
Materialele de prezentare descriu de asemenea modul în care D.P.A.P. poate fi extinsă dincolo de cazurile de utilizare de rutare către arhivă, către o platformă operațională mai largă pentru scenarii de creditare și împrumut.
| Element | Unitate | Tarif Indicativ | Ce Acoperă |
|---|---|---|---|
| Vânzare copie software D.P.A.P. | One-time | € 9000 | Vânzarea software-ului, incluzând instalare, training și testare de acceptanță |
| Suport I.T. pentru D.P.A.P. | Lunar | € 200 / lună | Suport operațional pentru platformă |
| Dezvoltări viitoare | MD | € 450 | Dezvoltări custom suplimentare în funcție de cerințele clientului |
Reducerile personalizate pot fi discutate în funcție de amploare, complexitatea implementării și serviciile complementare.
Oferim o sesiune demo inițială gratuită pentru a discuta cerințele dvs. operaționale, fluxurile de documente, nevoile de metadate și obiectivele de arhivare legală.
Zada Web Systems – Contactați-ne astăzi și împreună putem construi fluxul potrivit de automatizare a documentelor și arhivare legală pentru organizația dvs.